Tu ôl i'r llenni - sut wnaethon ni gynllunydd y seremoni

Tu ôl i'r Llenni - Sut wnaethon ni gynllunydd y seremoni

‍

Efallai eich bod eisoes wedi gweld neu ddefnyddio ein cynllunydd seremoni. Rydyn ni wedi cael cymaint o ddiddordeb ynddo nes ein bod ni'n meddwl y bydden ni'n dweud wrthych chi sut y daeth. 

Pan wnaethom adolygu ein darpariaeth seremonïau, roedd gennym ychydig o feysydd i'w gwella yr oeddem am fynd i'r afael â nhw, ac fe gwympon nhw i 3 prif gategori: 

‍

• Gwasanaeth cwsmeriaid - Mae ein cwsmeriaid eisiau rhyngweithio â ni ar-lein. Maen nhw am dalu ar-lein a derbyn cadarnhad yn syth ac maen nhw am wneud eu dewisiadau seremoni ar-lein hefyd. Maen nhw hefyd am wneud y pethau hyn ar adeg sy'n eu siwtio nhw, nid o reidrwydd yn ystod ein horiau swyddfa.

‍

• Gweithgaredd staff - Roedd ein tîm yn anfon ffurflenni papur ac yn cymryd taliadau cardiau dros y ffôn ac nid oedd y gweithgareddau hyn yn gwneud y defnydd gorau o'u sgiliau.

‍

• Newid hinsawdd – Roedd faint o bapur oedd yn cael ei ddefnyddio ar gyfer pob seremoni yn broblematig. Ar wahân i'r hysbysiadau cyfreithiol, yr amserlen, a'r dystysgrif(au), roeddem yn defnyddio ffurflenni aml-dudalen ar gyfer dewisiadau seremoni a gwybodaeth ychwanegol yn ogystal â'n taflenni cofnodion mewnol ein hunain. 

Pan edrychon ni ar sut i fynd i'r afael â'r holl faterion hyn, roedd y cynllunydd seremoni ar-lein yn ymddangos fel ateb gwych. Roeddem eisoes yn defnyddio Zipporah ar gyfer ein rheoli dyddiaduron felly roedd ychwanegu'r cynllunydd yn estyniad naturiol o system yr oeddem yn ymddiried ynddo.

‍

Yn dilyn arddangosiad, aethon ni ati i sefydlu sut yn union roedden ni eisiau i'r cynllunydd weithio. Y peth cyntaf i ni sicrhau oedd ei fod yn integreiddio â gwefan ein seremonïau annibynnol. Golygai hyn fod gennym bopeth mewn un lle i'n cyplau; o wybodaeth am ein seremonïau i wybodaeth am ein lleoliadau gwych i restrau ar gyfer cyflenwyr lleol - cynllunydd y seremoni fyddai cam olaf taith y cwpl tuag at eu diwrnod mawr. Gweithiodd Zipporah gyda datblygwyr y wefan i sicrhau bod y cynllunydd yn rhan o'r wefan ac yn cadw'r un edrychiad a theimlad!

Er ein bod yn bwysig, rydym i gyd yn gwybod nad yw'n edrych yn bopeth ac roedd yn rhaid i'r cynllunydd fyw hyd at y safon yr ydym wedi dod i'w gweld o atebion Zipporah blaenorol. Ar ôl i Zipporah sefydlu'r fframwaith, roedden ni'n gallu addasu a thrydar y dewisiadau seremoni nes eu bod nhw'n union beth oedden ni eisiau. Ychwanegon ni gwestiynau personol sy'n ein helpu i ddarparu ar gyfer yr holl bethau bach sy'n gwneud pob seremoni mor bersonol i'r cwpl eu hunain. Gall y cwpl gael rhagolwg ar y seremoni, gwneud newidiadau, a'i rhagolwg eto felly pan ddaw'r diwrnod mawr, gallant fod yn sicr eu bod wedi dylunio'r seremoni sy'n berffaith ar eu cyfer. A phan fydd y cofrestrydd yn cyrraedd ac yn galw i fyny'r seremoni ar eu tabled, mae'r cwpl yn gwybod mai dyna'n union y gwnaethon nhw ofyn amdano.

Fe wnaethon ni anfon yr enwau defnyddwyr a'r cyfrineiriau cyntaf i ganiatáu i gyplau ddefnyddio'r cynllunydd yn gynharach eleni ac mae wedi gwneud gwahaniaeth enfawr yr haf yma. Ar ôl dwy flynedd o ohirio a chanslo, rydym wedi cael dyddiadur llawn ac mae'r cynllunydd wedi ein helpu i reoli'r holl seremonïau hynny heb effeithio ar ein lefel uchel arferol o wasanaeth cwsmeriaid. 

Felly, ble rydyn ni nawr gyda'r meysydd i wella y gwnaethon ni ddechrau?

• Gwasanaeth cwsmeriaid - mae bron pob un o'n cyplau bellach yn gwneud y dewisiadau seremoni ac yn talu ar-lein. Maen nhw'n dal i allu anfon e-bost a'n ffonio ni wrth gwrs ond gallwn weld bod y rhan fwyaf o'r gweithgaredd ar-lein yn digwydd y tu allan i oriau swyddfa felly rydyn ni'n bendant wedi cyflawni'r hyn yr oeddem am ei glywed. 

‍

• Gweithgarwch staff - Faint o amser y mae'n ei gymryd i sefydlu cyfrif ac e-bostio'r cwpl gyda'r holl wybodaeth sydd ei angen arnynt yw ffracsiwn o'r hyn oedd ei angen i anfon y ffurflenni papur a'u prosesu pan gawsant eu dychwelyd. Mae hyn yn golygu bod ein tîm bellach yn gallu treulio amser yn well mewn meysydd eraill a defnyddio eu sgiliau cofrestru arbenigol yn fwy effeithiol. 

‍

• Newid hinsawdd – mae maint y papur a'r argraffu wedi gostwng yn sylweddol ers lansio'r cynllunydd. Mae hyn nid yn unig yn ein helpu i gyfrannu tuag at ein targedau sefydliadol ond bydd hyn o fudd i bob un ohonom wrth inni weithio tuag at ddyfodol mwy gwyrdd.  

‍